Come scegliere la location perfetta per meeting e congressi
Trovarsi di fronte alla scelta della location perfetta per meeting e congressi non è così semplice come spesso si crede, perché in concorso ci sono numerosi criteri da prendere in considerazione. Criteri da cui dipenderà il risultato finale, per questo sono molto importanti.
Da questo ne consegue che una sala non valga l’altra. È necessario, quindi, saper mettere in pratica tutti i criteri fondamentali per arrivare a una scelta che sia quella più adatta alle nostre esigenze e a quelle dei partecipanti.
Conoscere il numero preciso di coloro che prenderanno parte a meeting e congressi è una prerogativa necessaria per la scelta della location perché in base a questo si decideranno le dimensioni migliori per l’evento. Oltre a questo elemento c’è anche quella della posizione della sala, che non deve essere troppo lontana dalle principali vie di comunicazione come aeroporti, arterie della città, stazioni ferroviarie, autostrade. Insomma, i partecipanti dovranno essere in grado di raggiungere il luogo senza troppe difficoltà.
Il terzo elemento da non sottovalutare è l’immagine che ha la location perché se è vero che sono preziosi i criteri più “professionale” è anche vero che l’occhio vuole la sua parte.
Cosa sapere per la scelta della location di meeting e congressi
Quelli citati sopra sono criteri fondamentali ai quali non si può prescindere se si desidera un risultato perfetto per il nostro evento. Oltre a questi però ci sono alcune cose da sapere prima di esser certi che la location di meeting e congressi da noi organizzati sia quella giusta.
Per prima cosa si dovrà effettuare un sopralluogo nelle varie probabili sale protagoniste e prendere qualche appunto relativo a dimensioni, manutenzione degli spazi, possibilità di rendere più piacevole la location in sé. Non è detto che se una sala rispecchia i criteri necessari e vada in contro al nostro gusto sia perfetta per quell’evento. In questo caso ci sono dei piccoli accorgimenti da realizzare. Il sopralluogo serve proprio a capire se in quella determinata sala ciò può essere fatto senza troppi problemi e ostacoli.
Il catering ha la sua importanza, sia se a offrirlo è la location stessa, sia se saremo noi a sceglierlo. Per servizio di catering si intende tutto ciò che riguarda il cibo e le bevande, ma anche l’attenzione con cui è allestito lo spazio per il banchetto.
Consigli utili
Una volta chiari tutti i criteri di cui un evento necessita per la scelta dalla sua sala sono preziosi degli accorgimenti da mettere in pratica.
Per conoscere il numero preciso dei partecipanti basterà organizzare meeting e congressi a numero chiuso o semplicemente raccogliere le adesioni prima di fissare la prenotazione della sala. In questo modo non ci saranno imprevisti in grado di rendere meno perfetto il risultato finale, anche perché conoscere il numero delle persone che parteciperanno permetterà di scegliere le giuste dimensioni della sala, dettaglio non da poco che concorre con decisione a realizzare un risultato impeccabile, esattamente come quello che avevamo in mente al momento dell’organizzazione dell’evento.
